KYS Sıkça Sorulan Sorular

KYS SIKÇA SORULAN SORULAR

1- (KYS) - Kalite Yönetim Sistemi hangi birimlerde uygulanmaktadır ?

2- (KYS) - Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarına nasıl ulaşılabilirim?

3- (KYS) - Birimlere ait anket çalışmaları nasıl yürütülmektedir?

4- (KYS) - Anket sonuçları ilan ediliyor mu, birimlerde bu sonuçları görmek mümkün mü?

5- (KYS) - Kalite Yönetim Sistemi Öneri, İstek ve memnuniyet uygulamaları etkin olarak değerlendiriliyor mu, İstek ve öneride bulunanlara geri dönüşüm yapılıyor mu?

6- (KYS) - Kalite Yönetim Sistemi Hedefleri nasıl tespit ediliyor, ölçümleri nasıl yapılıyor?

7- (KYS) - Uygunsuzlukları nasıl takip ediliyor, sonuçları nasıl değerlendiriliyor?

8- (KYS) - DÖF ler nasıl hazırlanıyor ve nerede toplanıyor?

9- (KYS) - YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi) Toplantıları ne zaman yapılıyor ve bu toplantı dokümanları nelerdir?

10- (FR) - Birim Faaliyet Raporları hangi esaslara göre hazırlanmalıdır ?

11- (FR) - Birim Faaliyet Raporları yılda kaç defa ve ne zaman hazırlanır ?

12- (FR) - Faaliyet raporunun hazırlanması aşamasında birimler tarafından gönderilmesi gereken bilgilerin işlenebileceği hazır formatlar var mı, varsa sözkonusu formatlara nasıl ulaşılabilir?

CEVAPLAR

1- 2001 yılından beri üniversitemizde Genel Sekreterlik ve bağlı birimleri ile 5 eğitim-öğretim biriminde başlayan KYS uygulamaları 01 Aralık 2006 tarihinde Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Konservatuvarı ve Meslek Yüksek Okulu Sekreterlik idari bölümlerinin de kapsama alınması ile eğitim öğretim birimleri de sistem belgesine kavuşmuştur. Bu tarihten itibaren tüm eğitim-öğretim birimlerimizin idari bölümlerinde Kalite Yönetim Sistemi etkin bir biçimde uygulanmaktadır.

2- Birimlerin Kalite Yönetim Temsilcisinin bilgisi dâhilinde tüm dokümanlara Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığından ve web sayfasından ulaşmak mümkündür.

3- Birimler Hedef-Anket Bildirim Formu(00.00.FR.22) ile hangi aralıklarla, hangi tarihlerde hangi örnek kitleye anket uygulayacağını Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına bildirirler. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından birimlerin hizmet ve faaliyetleri gerçekleştirdiği kitleden kaç kişiye ulaşılıp anket yapılması gerektiği birimlere bildirilir. Birimler anketlerini yılda 2 kez karşılaştırmalı olarak yaparlar.

4- Her birim kendi anket sonuçlarını değerlendirerek öğrenmek isteyenlere bildirmektedirler.

5- Tüm birimlerde bulunan öneri istek kutuları her ayın ilk beş iş günü içinde açılarak ilgili birim sorumlusuna imza karşılığı teslim edilir. Birim sorumluları öneri istekte bulunan/bulunanlara geri bildirim yaparlar ve sonuçlarını her ay Öneri-İstek ve Memnuniyet Değerlendirme Formuna (00.00.FR.15) kaydederler. Bu formu yılda iki defa Haziran ve Aralık Aylarında (yılın ilk altı ayı sonunda altı aylık icmal olarak ve yıllık 12 aylık icmal olarak) Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderirler

6- Birimler her yılın Ocak ayında Prosesleri ile ilgili faaliyetler içersinden hedeflerini belirlerler ve Hedef Anket Bildirim Formuyla (00.00.FR.22) Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına bildirirler. Hedefler YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi) Toplantısında görüşülür. Hedefler, Hedef Anket Bildirim Formunda belirtilen zamanlarda Hedef Değerlendirme Formuyla (00.00.FR.23) ölçülür. Bu form Haziran ve Aralık Ayları sonunda Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir.

7- Birimlerde uygunsuzluklar, KYS Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürüne göre her ay Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Formu (00.00.FR.21), Evrak İnceleme ve Uygunsuzluk Tespit Formu (00.00.FR.26 A/B) ile takip edilir, altı ayda bir icmali yapılarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir ve YGG toplantısında görüşülür.

8- Anketler, Hedefler, Tetkikler ve Öneri, İstek ve Memnuniyet uygulamaları sonuçları veya diğer sebeplerle yapılan iyileştirmeler KYS Düzeltici Faaliyet Prosedürü ve Önleyici Faaliyet Prosedürüne göre Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Formu (DÖF) (00.00.FR.01) düzenlenerek birim dosyalarında muhafaza edilir, yapılan DÖF ler Düzeltici ve Önleyici Takip Formuna (00.00.FR.15) kaydedilir haziran ve aralık Ayları sonunda birer nüshası Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir ve YGG toplantısında görüşülür.

9- YGG toplantıları yılda en az iki defa yapılmaktadır. Kalite Yönetim Temsilcisinin isteği ve gerek görmesi ile plan dışı YGG toplantısı da yapılabilir. Birim sorumluları belirlenen dönemdeki tetkik sonuçları, öneri, istek uygulamaları ve analizleri, anket uygulamaları ve analizleri, DÖF uygulamaları ve analizleri, uygunsuzlukların analizleri, hedef gerçekleşmeleri ve takipleri, Proses ölçümleri ve iyileştirme önerilerini kapsayan dokümanları ile birlikte toplantıya katılırlar.

10- Birim Faaliyet Raporları 5018 sayılı Yasa ile ilgili "Kamu İdarelerince Uygulanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik" esas ve usullerine göre bir mali yılın faaliyet sonuçlarını kapsayacak biçimde hazırlanmaktadır.

11- Birim Faaliyet Raporları yılda bir defa hazırlanır. Faaliyet Raporları birimlerce en geç Şubat Ayı sonuna kadar hazırlanır ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Daire başkanlığınca bu raporlar birleştirilip Kurum Faaliyet Raporu hazırlanır ve en geç Nisan ayı sonuna kadar yayınlanması sağlanır.

12- Birim Faaliyet Raporlarının hazırlanması ile ilgili Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca örnek faaliyet raporu formatı hazırlanarak birimlere gönderilir ve Daire başkanlığı web sitesine konulur. İsteyen birimler bu dokümanları Başkanlıktan ve başkanlığın web sitesinden temin edebilirler.